Face à l’urgence et à l’ampleur de la situation, accentuer la communication est devenu la priorité de l’équipe des communications et de la participation citoyenne, qui compte une vingtaine de personnes. « Il nous a fallu maximiser nos différents canaux de communication. Nous avons envoyé beaucoup plus d’infolettres et de communiqués aux médias qu’à l’habitude et multiplié les publications sur les différentes plateformes de réseaux sociaux, Twitter, Facebook et autres, afin de nous assurer de transmettre l’information à nos différents publics », affirme Quentin Parisis.

Au fil des différentes vagues et des annonces, le besoin d’information était grand tant pour les familles, les directions et le personnel des écoles que pour les employées et employés mêmes de la CSSDM, qui se questionnaient sur la marche à suivre. « Malgré la rapidité des changements, il nous faut livrer une information juste. Nous travaillons donc de près avec la Santé publique et les intervenants des différents ministères et organismes gouvernementaux pour recueillir la bonne information à transmettre », relate Julie Charrette.

L’approche de communication a aussi évolué dans le contexte de la pandémie. « Sur les réseaux sociaux, plutôt que de juste pousser de l’information, nous nous sommes mis en mode échange avec notre public, précise Sophie Legroulx. Plusieurs internautes nous partagent désormais leurs préoccupations, auxquelles il faut répondre. Au besoin, nous pouvons les diriger vers des services. Un dialogue s’est véritablement établi. »

Il n’y a pas que la COVID-19 qui a monopolisé l’équipe des communications. « Durant la même période, nous avons vécu un changement de nom et de gouvernance avec la création des centres de services scolaires, explique Julie Charette. Nous avons aussi déménagé nos bureaux. Et c’est sans parler des communications générales sur différents sujets. Cela a ajouté au défi. »

Flexibilité et disponibilité

Sur le plan de l’organisation du travail, l’équipe a eu un avantage par rapport à d’autres travailleuses et travailleurs. « Depuis 2019, nous pouvons travailler de la maison jusqu’à deux jours par semaine. Dès le premier jour du confinement, nous avions donc tous les outils pour être opérationnels en télétravail. Nous avons même réussi à augmenter notre efficacité », explique Sophie Legroulx.

Pour mieux faire face au flot accru de travail, les conseillères et conseillers se sont assurés d’offrir flexibilité et disponibilité. Comme les annonces pouvaient tomber à tout moment, les horaires de travail ont été modifiés de façon à ce que des membres de l’équipe soient au poste même en soirée pour répondre aux besoins.

Chaque nouveau cas positif de COVID a engendré beaucoup de travail à la réouverture des écoles, entre septembre 2020 et la fin de l’année 2021. « À chaque cas déclaré, une chaine de communication se mettait en marche. Il fallait faire des suivis avec la direction des établissements et communiquer l’information à la Santé publique. Lors de la première vague, le moindre cas mobilisait environ la moitié de l’équipe, aussi bien le jour que le soir et même le weekend. Aujourd’hui, la situation s’est stabilisée et exige moins de ressources », explique Quentin Parisis.

Des ajustements ont également été nécessaires pour faciliter la conciliation travail-famille devenue encore plus complexe durant les périodes successives de confinement. « Comme bien d’autres parents l’ont vécu, il nous est arrivé d’assister à des réunions avec un enfant dans les bras, raconte Sophie Legroulx. Il fallait aussi trouver du temps pour ne pas laisser nos petits à eux-mêmes toute la journée. À certains moments, nous nous mettions donc indisponibles. Le temps de travail était rattrapé plus tard. Il a fallu s’adapter. »

Maintenir les liens

Il était tout aussi important de trouver un moyen pour que l’équipe reste bien soudée, même à distance. « Tous les jours, à 10 h 30, nous avons une réunion Machine à café sur Teams, ajoute Sophie Legroulx. Les gens y participent selon leur disponibilité et leur envie. À l’occasion, nous organisons aussi des lunchs à distance. Nous avons aussi formé des groupes thématiques pour les adeptes du jardinage ou de la cuisine, par exemple. Cela nous permet de nous parler d’autre chose que du travail et de conserver un bon esprit d’équipe. »

Paradoxalement, grâce au télétravail, les membres de l’équipe ont aussi eu l’occasion d’en apprendre davantage les uns sur les autres. « Nous connaissons maintenant les enfants des collègues. Même chose pour les chiens et les chats », raconte Julie Charette en riant.

Même si la pandémie n’est pas encore derrière nous, ces spécialistes de la communication retirent déjà beaucoup de cette gestion de crise. « Nous avons grandi comme communicateurs, affirme Julie Charette. Certaines pratiques vont rester en place, dont ce nouveau traitement des réseaux sociaux, qui nous rapproche de notre public. »